Regulamin świadczenia usług Toolvirexa Events

1. Wprowadzenie

Niniejszy dokument określa regulamin korzystania ze strony internetowej toolvirexa.com oraz zasad świadczenia usług przez Toolvirexa Events w zakresie organizacji eventów pokerowych o charakterze rozrywkowym dla klientów biznesowych, instytucjonalnych oraz indywidualnych. Serwis pełni funkcję informacyjną oraz umożliwia kontakt w celu uzyskania oferty na poker na event, w tym imprezy firmowe, wieczory integracyjne, jubileusze, urodziny oraz inne wydarzenia okolicznościowe.

Korzystając ze strony toolvirexa.com oraz składając zapytanie ofertowe lub rezerwację, Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z niniejszym regulaminem, rozumie jego treść i zobowiązuje się do jego przestrzegania. Regulamin ma na celu zapewnienie przejrzystości zasad współpracy, bezpieczeństwa uczestników oraz wysokiej jakości oferowanej rozrywki dla firm i klientów prywatnych.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie użytych pojęć:

• Organizator – podmiot prowadzący serwis internetowy toolvirexa.com oraz świadczący usługi organizacji eventów pokerowych o charakterze rozrywkowym pod marką Toolvirexa Events.
• Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem https://toolvirexa.com, prezentująca ofertę Organizatora, opis usług, pakiety, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz dane kontaktowe.
• Usługa – kompleksowa organizacja wieczoru pokerowego lub innego eventu pokerowego, obejmująca w szczególności zapewnienie stołów pokerowych, profesjonalnych krupierów, żetonów, kart, akcesoriów, aranżacji przestrzeni oraz obsługi w formie atrakcji rozrywkowej bez możliwości realnych wygranych pieniężnych.
• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Organizatorem umowę na realizację eventu pokerowego, w szczególności w formie imprezy firmowej, spotkania integracyjnego, eventu promocyjnego, prywatnej uroczystości itp.
• Uczestnik – każda osoba biorąca udział w wydarzeniu organizowanym przez Organizatora na zlecenie Klienta, w tym pracownicy Klienta, jego kontrahenci, goście oraz osoby towarzyszące.
• Wieczór pokerowy / Event pokerowy – wydarzenie rozrywkowe organizowane przez Organizatora, w ramach którego Uczestnicy biorą udział w symulacji gry w pokera lub innych gier karcianych w formule wyłącznie rekreacyjnej, bez rzeczywistych zakładów pieniężnych ani wygranych finansowych.
• Umowa – porozumienie zawarte pomiędzy Organizatorem a Klientem, określające w szczególności zakres Usługi, termin, miejsce realizacji, liczbę uczestników, wynagrodzenie oraz pozostałe istotne warunki współpracy; Umowa może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (np. e-mail).

3. Charakter Usług Rozrywkowych

Wszystkie eventy pokerowe organizowane przez Toolvirexa Events mają charakter wyłącznie rozrywkowy i są projektowane jako element organizacji eventów dla firm oraz klientów indywidualnych. Usługi nie mają na celu prowadzenia działalności hazardowej w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.

W szczególności:

• w trakcie wydarzeń nie są przyjmowane ani obsługiwane jakiekolwiek zakłady pieniężne ani inne świadczenia o charakterze majątkowym,
• Uczestnicy nie dokonują wpłat ani nie ryzykują środków finansowych w związku z udziałem w grach,
• nie są wypłacane rzeczywiste wygrane pieniężne ani nagrody rzeczowe o charakterze losowym lub uzależnionym od wyniku gry,
• gry realizowane są wyłącznie w charakterze animacji, atrakcji eventowej lub symulacji kasynowej, stanowiącej element rozrywki dla firm i osób prywatnych.

Organizator dokłada należytej staranności, aby forma, komunikacja i przebieg wieczoru pokerowego jasno wskazywały na jego rozrywkowy i niehazardowy charakter, zgodny z prawem polskim. Wszelkie materiały marketingowe, prezentacje oferty oraz komunikaty publikowane w Serwisie należy rozumieć jako dotyczące usług rozrywkowych, a nie gier hazardowych.

4. Warunki Rezerwacji i Płatności

Warunki rezerwacji eventu pokerowego oraz zasady rozliczeń finansowych ustalane są każdorazowo indywidualnie pomiędzy Organizatorem a Klientem, z uwzględnieniem zakresu Usługi, lokalizacji wydarzenia (np. eventy Warszawa i okolice), liczby uczestników, wybranego pakietu oraz dodatkowych oczekiwań Klienta.

Co do zasady:

• Rezerwacja terminu następuje po wstępnym potwierdzeniu dostępności przez Organizatora oraz akceptacji oferty przez Klienta (mailowo lub w innej uzgodnionej formie).
• Organizator może uzależnić ostateczne potwierdzenie rezerwacji od wpłaty zaliczki w określonej kwocie lub procentowo od wartości zamówienia, w terminie wskazanym w ofercie lub Umowie.
• Pozostała część wynagrodzenia, o ile nie ustalono inaczej, płatna jest przelewem na rachunek bankowy Organizatora przed wydarzeniem lub bezpośrednio po jego zakończeniu, zgodnie z treścią faktury lub innego dokumentu rozliczeniowego.
• Szczegółowe informacje dotyczące metod płatności (przelew, płatność z odroczonym terminem, inne formy) są przekazywane Klientowi na etapie przygotowania oferty i zawierania Umowy.

W przypadku odwołania zamówienia przez Klienta:

• Klient zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Organizatora o rezygnacji w formie pisemnej lub elektronicznej.
• Organizator zastrzega sobie prawo do zatrzymania całości lub części wpłaconej zaliczki, w szczególności w przypadku odwołania wydarzenia w krótkim terminie poprzedzającym datę realizacji, co ma na celu pokrycie poniesionych już kosztów organizacyjnych.
• Dokładne warunki rezygnacji, ewentualnego zwrotu zaliczki, zmiany terminu wydarzenia lub modyfikacji zakresu Usługi określa każdorazowo Umowa lub indywidualnie uzgodnione warunki współpracy.

Brak dokonania płatności w ustalonym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji przez Organizatora, o czym Klient zostanie poinformowany w możliwie najszybszym czasie.

5. Obowiązki Organizatora i Klienta

5.1. Obowiązki Organizatora

Organizator zobowiązuje się do należytego przygotowania oraz przeprowadzenia eventu pokerowego zgodnie z uzgodnioną z Klientem ofertą, z zachowaniem profesjonalizmu, wysokich standardów obsługi oraz zasad bezpieczeństwa.

W szczególności do obowiązków Organizatora należy:

• zapewnienie odpowiedniego sprzętu i wyposażenia, w tym stołów pokerowych, żetonów, kart, akcesoriów, elementów aranżacji oraz innych ustalonych w Umowie elementów scenografii;
• zapewnienie profesjonalnych krupierów i obsługi eventu, odpowiednio przeszkolonych w zakresie prowadzenia gier w formule rozrywkowej oraz komunikacji z Uczestnikami;
• przygotowanie scenariusza wieczoru pokerowego adekwatnego do charakteru wydarzenia (np. imprezy firmowe, gale, jubileusze, spotkania VIP), w sposób zapewniający płynny przebieg atrakcji;
• dostosowanie formuły rozrywki do uzgodnionych z Klientem wytycznych, przy jednoczesnym zachowaniu niehazardowego, rekreacyjnego charakteru Usługi;
• staranne zabezpieczenie udostępnionego przez Organizatora wyposażenia na czas trwania eventu.

5.2. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do współdziałania z Organizatorem w celu prawidłowej realizacji Usługi, w szczególności poprzez:

• zapewnienie odpowiednich warunków lokalowych, w tym powierzchni, dostępu do energii elektrycznej, możliwości wnoszenia i montażu sprzętu oraz warunków umożliwiających bezpieczną instalację stołów i wyposażenia;
• przekazanie Organizatorowi wszystkich niezbędnych informacji dotyczących miejsca wydarzenia, dostępu, godzin montażu i demontażu, ograniczeń technicznych, wymogów bezpieczeństwa oraz wewnętrznych regulaminów obiektu;
• zapewnienie, aby liczba uczestników biorących udział w pokerze na evencie była zgodna z ustalonym limitem, a także aby Uczestnicy stosowali się do poleceń personelu Organizatora;
• odpowiedzialne zarządzanie własnym personelem, gośćmi i podwykonawcami tak, aby nie utrudniali pracy Organizatora i nie stwarzali zagrożenia dla bezpieczeństwa osób oraz mienia;
• pokrycie ewentualnych szkód w wyposażeniu Organizatora powstałych z winy Klienta lub jego Uczestników, na zasadach określonych w Umowie oraz przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

Klient zobowiązany jest również do przestrzegania postanowień dotyczących ograniczeń wiekowych uczestników oraz do niedopuszczenia do udziału osób niepełnoletnich w grach pokerowych i pozostałych elementach oferty kasynowej.

6. Ograniczenia wiekowe i zasady uczestnictwa

Uczestnikami wieczoru pokerowego oraz wszelkich atrakcji związanych z symulacją gier kasynowych mogą być wyłącznie osoby pełnoletnie (18+), posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. Udział osób niepełnoletnich w grach pokerowych lub w pozostałych aktywnościach o charakterze kasynowym jest zabroniony.

Klient ponosi pełną odpowiedzialność za:

• zaproszenie na wydarzenie wyłącznie Uczestników spełniających wymogi wiekowe,
• weryfikację pełnoletności swoich gości, jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości co do ich wieku,
• przekazanie Uczestnikom informacji o rozrywkowym i niehazardowym charakterze eventu pokerowego.

Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy dopuszczenia do gry osób, co do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że nie ukończyły 18. roku życia, a także osób zachowujących się w sposób zagrażający bezpieczeństwu własnemu, innych Uczestników lub personelu, w tym będących pod wyraźnym wpływem alkoholu lub innych środków odurzających.

7. Ochrona Danych Osobowych

Organizator przywiązuje dużą wagę do ochrony prywatności Klientów i Uczestników oraz przetwarza dane osobowe w sposób zgodny z przepisami RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) oraz innymi obowiązującymi aktami prawnymi z zakresu ochrony danych osobowych.

W szczególności:

• dane osobowe są zbierane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty, zawarcia i realizacji Umowy, rozliczenia Usługi, obsługi reklamacji oraz wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych na Organizatora;
• dane mogą obejmować m.in. imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane identyfikujące firmę, numer NIP, adres realizacji wydarzenia oraz inne informacje przekazane dobrowolnie przez Klienta;
• dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a następnie usuwane lub anonimizowane, o ile przepisy prawa nie nakładają obowiązku ich dłuższego przechowywania;
• Organizator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz ochrony przed ich przypadkowym lub nieuprawnionym ujawnieniem, utratą, zmianą czy zniszczeniem.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, w tym praw osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania), znajdują się w odrębnym dokumencie Polityka prywatności dostępnym w Serwisie.

Kontakt z Organizatorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt lub przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w Serwisie.

8. Odpowiedzialność i wyłączenie odpowiedzialności

Organizator ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie Usługi w zakresie określonym w Umowie oraz wynikającym z przepisów prawa. Jednocześnie, w granicach dopuszczalnych przez prawo, odpowiedzialność Organizatora jest ograniczona zgodnie z poniższymi postanowieniami.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:

• szkody powstałe w wyniku działania lub zaniechania Klienta, Uczestników lub innych podmiotów trzecich, za które Organizator nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności, w tym szkody w mieniu obiektu, w którym odbywa się wydarzenie;
• szkody powstałe na skutek nieprzestrzegania przez Klienta lub Uczestników regulaminów obiektu, zasad BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz poleceń personelu Organizatora;
• szkody wynikłe z działania siły wyższej, rozumianej jako zdarzenia nagłe, zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia lub uniknięcia (w szczególności: klęski żywiołowe, decyzje organów administracji, strajki, awarie infrastruktury, nagłe ograniczenia epidemiczne), uniemożliwiające lub istotnie utrudniające realizację Usługi;
• niemożliwość zrealizowania wydarzenia z przyczyn leżących po stronie Klienta, w tym braku odpowiednich warunków lokalowych, opóźnienia w udostępnieniu obiektu, przekroczenia ustalonej liczby uczestników lub naruszenia zasad bezpieczeństwa;
• jakiekolwiek roszczenia Uczestników względem Klienta, wynikające ze stosunku łączącego te strony (np. stosunek pracy, umowy cywilnoprawne).

Odpowiedzialność Organizatora za szkody majątkowe, powstałe w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy, może zostać ograniczona w Umowie do wysokości wynagrodzenia należnego Organizatorowi za daną Usługę, z wyłączeniem sytuacji, w których odpowiedzialności takiej nie można ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W zakresie dopuszczalnym przez prawo, Organizator nie udziela gwarancji, że treści publikowane w Serwisie (w tym opisy usług, pakietów, materiały edukacyjne czy prezentacje dotyczące organizacji eventów) będą wolne od błędów lub nieaktualności, niemniej dokłada starań, aby były rzetelne, przejrzyste i aktualne.

9. Postanowienia końcowe

9.1. Procedura reklamacyjna

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą zakresu lub jakości świadczonych usług w terminie 14 dni od dnia realizacji wieczoru pokerowego lub innego wydarzenia. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej lub elektronicznej oraz zawierać opis zastrzeżeń, datę i miejsce wydarzenia, a także dane umożliwiające identyfikację Umowy.

Organizator rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania, informując Klienta o zajętym stanowisku oraz proponowanym sposobie rozwiązania sprawy. Nierozpatrzenie reklamacji w powyższym terminie nie oznacza jej automatycznego uwzględnienia.

9.2. Zmiana regulaminu

Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian niniejszego regulaminu, w szczególności w przypadku:

• zmian obowiązujących przepisów prawa,
• rozszerzenia lub modyfikacji oferty (np. nowych form eventów pokerowych czy pakietów dla imprez firmowych),
• potrzeby doprecyzowania zasad świadczenia usług lub procedur technicznych.

Zmiany regulaminu publikowane są w Serwisie i obowiązują od dnia wskazanego w jego zaktualizowanej wersji, nie wcześniej jednak niż od momentu udostępnienia nowej treści na stronie. Do Umów zawartych przed zmianą regulaminu stosuje się wersję obowiązującą w dniu ich zawarcia, chyba że Strony postanowią inaczej.

9.3. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

Do niniejszego regulaminu, jak również do Umów zawieranych pomiędzy Organizatorem a Klientem, zastosowanie ma prawo polskie. Wszelkie spory, które mogą wyniknąć w związku ze świadczeniem usług przez Organizatora, Strony będą starały się rozwiązać w drodze negocjacji i polubownych uzgodnień.

W przypadku braku możliwości polubownego zakończenia sporu, właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

9.4. Kontakt

Wszelkie pytania, wątpliwości oraz uwagi dotyczące niniejszego regulaminu, a także zapytania związane z organizacją eventów pokerowych, imprez firmowych oraz innych form rozrywki dla firm prosimy kierować za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt.

Aktualna wersja regulaminu jest zawsze dostępna pod adresem https://toolvirexa.com/terms-and-conditions/.